| Aufgabe | Aktion |
| Hinzufügen oder Entfernen von eingeladenen Personen zu bzw. aus einer Besprechung | Öffnen Sie die Besprechungseinladung und klicken Sie auf Eingeladene Personen hinzufügen bzw. Eingeladene Personen entfernen. |
| Einen Alarm für eine Besprechung festlegen oder deaktivieren |
- Wenn Sie einen Alarm festlegen möchten, erstellen oder bearbeiten Sie einen Kalendereintrag und klicken Sie anschließend auf Ich möchte benachrichtigt werden.
- Um einen Alarm zu deaktivieren, öffnen Sie den Kalendereintrag, deaktivieren Sie das Feld Ich möchte benachrichtigt werden und klicken Sie auf Speichern und schließen.
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| Eine Besprechung neu planen, absagen, aktualisieren oder bestätigen |
Tipp: Wenn es sich um eine wiederkehrende Besprechung handelt und eingeladene Personen eine andere Kalenderanwendung als Notes verwenden, wählen Sie Nur dieser Eintrag, da andere Kalender die anderen Optionen möglicherweise nicht unterstützen. |
| Eine Besprechung in Ihrem Zeitplan als freie Zeit markieren |
- Wenn Sie die Besprechung erstellen, wählen Sie Als 'Verfügbar' markieren aus.
- Wenn Sie zu der Besprechung eingeladen werden, klicken Sie auf Vorläufig annehmen.
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| Antworten von eingeladenen Personen auf eine Besprechung ansehen | Öffnen Sie in Ihrem Kalender die Besprechung und klicken Sie auf das Register Status der eingeladenen Personen im unteren Bereich der Einladung. |
| Nachricht an eingeladene Personen senden | Öffnen Sie die Besprechung, klicken Sie auf Besitzeraktionen und wählen Sie anschließend Nachricht an alle eingeladenen Personen senden, Nachricht an eingeladene Personen senden, die geantwortet haben oder Nachricht an eingeladene Personen senden, die nicht geantwortet haben. |
| Eine Besprechung verschlüsseln | Erstellen Sie eine Besprechungseinladung, klicken Sie auf Zustelloptionen und wählen Sie anschließend die Option Verschlüsseln aus. |
| Ein neues Datum bzw. eine neue Uhrzeit für eine Besprechung vorschlagen | 1. Öffnen Sie die Besprechungseinladung und klicken Sie auf Antworten -> Neue Uhrzeit vorschlagen. Wenn die Optionen für Neue Uhrzeit vorschlagen nicht angezeigt werden, hat der Besprechungsleiter Gegenvorschläge für diese Einladung deaktiviert.
2. Klicken Sie auf Zeitpläne prüfen, um die Freie-Zeit-Planung der Besprechungsteilnehmer zu prüfen und nachzusehen, ob sie zu dem vorgeschlagenen Zeitpunkt verfügbar sind.
Anmerkung: Wenn Sie eine neue Zeit für eine wiederkehrende Besprechung vorschlagen möchten, müssen Sie die Besprechung zunächst annehmen. Öffnen Sie anschließend Ihren Kalender sowie eine Instanz der wiederkehrenden Besprechung und schlagen Sie eine neue Zeit für sie vor. |
| Aufgabe | Aktion |
| Andere Kalender in Ihrem Notes-Kalender anzeigen oder ausblenden | Um den Kalender anzuzeigen, müssen Sie ihn zuerst zu Ihrem Kalender hinzufügen. Siehe Wie füge ich andere Kalender zu meinem Notes-Kalender hinzu?
Aktivieren oder deaktivieren Sie im Navigationsfenster unter Kalender anzeigen das Kontrollkästchen neben dem Namen des Kalenders. |
| Andere Kalender aus Ihrem Notes-Kalender bearbeiten oder entfernen | Klicken Sie im Navigationsfenster unter Kalender anzeigen mit der rechten Maustaste auf den Kalendernamen und wählen Sie anschließend Bearbeiten oder Entfernen aus. |
| Den Kalender filtern, sodass nur Einträge mit einem bestimmten Typ oder Status bzw. Einträge, die privat sind oder von einer bestimmten Person geleitet werden, angezeigt werden | Klicken Sie oben im Kalender auf Filtern nach und wählen Sie anschließend eine Filtermethode.
Sie können beispielsweise auf Leitung klicken, um nur Besprechungen anzuzeigen, die von einer bestimmten Person geleitet werden. Sie können aber auch auf Typ klicken, um nur Termine anzuzeigen. |
| Abgesagte Besprechungen im Kalender rot anzeigen oder automatisch entfernen | Klicken Sie auf Datei -> Vorgaben, klicken Sie in den Abschnitt Kalender und Aufgaben, klicken Sie auf Anzeige,Ansichten, wählen Sie Abgesagte Besprechungen automatisch verarbeiten und wählen Sie dann Im Kalender als 'Abgesagt' anzeigen oder Aus Kalender entfernen. |
| Aufgaben in Kalender anzeigen oder ausblenden | Klicken Sie auf Datei -> Vorgaben, klicken Sie in den Abschnitt Kalender und Aufgaben, klicken Sie dann auf Anzeige,Ansichten und aktivieren oder deaktivieren Sie dann die Option Aufgaben anzeigen. |
| Farbe von Kalendereinträgen ändern | Klicken Sie auf Datei -> Vorgaben, klicken Sie in den Abschnitt Kalender und Aufgaben, klicken Sie auf das Register Farben und legen Sie dann die Hintergrund- und Textfarben für den Eintragstyp fest. |
| Den Kalender in Zeitrastern oder Zusammenfassungen anzeigen | Klicken Sie auf oben im Kalender auf Formatierung und anschließend auf Zusammenfassen. |
| Beim Vorschlagen einer neuen Uhrzeit für eine Besprechung im Kalender Platzhalter für die ursprüngliche Uhrzeit lassen | 1. Klicken Sie auf Datei -> Vorgaben, klicken Sie dann auf Kalender und Aufgaben und anschließend auf Anzeigen.
2. Wählen Sie Standardmäßig einen Platzhalter für Besprechungen mit Gegenvorschlag einsetzen. |
| Anderen Besprechungsteilnehmern eine Aktualisierung senden, wenn eingeladene Personen hinzugefügt oder entfernt werden | 1. Klicken Sie auf Datei -> Vorgaben, klicken Sie dann auf Kalender und Aufgaben und anschließend auf Anzeigen.
2. Klicken Sie auf Benachrichtigungen.
3. Wählen Sie Wenn ich zur Besprechung eingeladene Personen hinzufüge oder entferne, andere Teilnehmer informieren. |